Деятельность в офисе: топ 7 обязательных требований

Описание

Как только компания приобретает офис в собственность или оформляет договор аренды и начинает деятельность, на нее ложится определенный объем обязательств, связанных с недопущением возникновения пожаров, иных аварийных ситуаций, обеспечением конфиденциальности персональных данных, надлежащим хранением документов и т.д.

А наличие хотя бы одного наемного работника уже обязывает организовать создание и функционирование системы управления охраной труда, а также провести специальную оценку условий труда на рабочих местах.

В нашем пакетном предложении собраны готовые решения «под ключ» по соблюдению основных обязательных требований, которые касаются всех предпринимателей:

1) собственники и арендаторы офисных помещений должны соблюдать правила пожарной безопасности: пройти обучение по пожарно-техническому минимуму, разработать и утвердить пакет документов, проводить противопожарные инструктажи, организовать информационный стенд с материалами по пожарной безопасности, разместить его в помещении, обеспечить наличие противопожарного оборудования. В Готовом решении «Пожарная безопасность в офисе: оформляем документы правильно» даны подробные рекомендации предпринимателям по соблюдению противопожарных требований и образцы всех необходимых документов;

2) в обязанности владельцев офисов входит также разработка и утверждение документов, прохождение подготовки, проведение курсового обучения и инструктажей, тренировок с работниками по ГО и ЧС. Все об исполнении требований по ГО и ЧС вы можете найти в Готовом решении «Соблюдение требований по гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций. Пошаговые рекомендации»;

3) деятельность в офисе обязывает соблюдать требования по охране труда, в том числе по электробезопасности. Работодатели должны не только обеспечить своим сотрудникам безопасные условия труда, но и проводить их оценку на рабочих местах. В Готовых решениях «Охрана труда – обязательные требования для всех предпринимателей», «Электробезопасность: обязательные требования для всех работодателей» и «Специальная оценка условий труда (СОУТ): как правильно провести» приведены подробные пошаговые действия предпринимателей-работодателей по соблюдению трудового законодательства в части обеспечения безопасных условий труда работников;

4) деятельность в офисе неразрывно связана с использованием большого объема документов, при работе со многими из которых нужно соблюдать ограничения и учитывать особенности, предусмотренные законодательством о персональных данных. Например, получать согласие на обработку персональных данных, разработать и утвердить положение об обработке и защите персональных данных, утвердить перечень должностей работников, имеющих допуск к обработке персональных данных и т.д. Когда работа с документами окончена, их нужно или уничтожить, или передать на хранение.

Но пока документы не признаны как архивные, к ним будут применяться требования законодательства о персональных данных. Пошаговые рекомендации о том, что учесть при соблюдении требований в области персональных данных, а также при формировании архива в компании, даны в Готовых решениях «Соблюдение требований в области персональных данных» и «Порядок хранения документов в организации (Архив)».